3 Datenvorbereitung
Die Vorbereitung der Daten ist zentral für ein gelungenes Gleichstellungskonzept. Dieses Kapitel ist daher vermutlich das wichtigste Kapitel in diesem Handbuch.
3.1 Datenstandards
Die Daten für die Nutzung von reportix müssen klaren Standards entsprechen.
Um die unten beschriebenen Standards abgleichen zu können haben wir Dummy-Daten zum Download vorbereitet. Diese sind keine echten Daten über echte Personen sondern synthetische Beispiele um die folgenden Kapitel zu verdeutlichen.
3.1.1 Tabellenform: Eine Zeile pro Person / Ereignis
Personalverwaltungssysteme (VIVA, PWS, etc.) können Datensätze exportieren (siehe Kapitel 3.2), in der jede Zeile eine Person (Stichtagsdaten) oder Ereignis (Zeitraumdaten) repräsentiert und jede Spalte ein Merkmal (z.B. Geschlecht, Arbeitszeitanteil) darstellt. Jeder Datensatz sollte eine Personalnummer als eine weitere Spalte enthalten, damit ggf. Datensätze miteinander verbunden werden können. Diese Verknüpfung bezeichnen wir im Folgenden auch als Join. Die Personalnummer selbst wird nie in Grafiken oder Tabellen auftauchen. Es muss sich dabei auch nicht zwingend um die tatsächliche Personalnummer aus dem Personalverwaltungssystem handeln – entscheidend ist nur, dass es sich um einen eindeutigen Identifier handelt, der über alle Tabellenblätter hinweg konsistent derselben Person zugeordnet ist. Sie können daher z.B. auch eine pseudonymisierte oder frei vergebene Personalnummer angeben, solange dieselbe Person immer dieselbe Nummer erhält. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn sich aus der echten Personalnummer Rückschlüsse wie das Geburtsdatum ableiten lassen.
Beispiel Stichtagsdaten:
| PersNr | Geschlecht | QE | … |
|---|---|---|---|
| 1001 | weiblich | 1 | … |
| 1011 | männlich | 2 | … |
| 1012 | weiblich | 2 | … |
| … | … | … | … |
Beispiel Zeitraumsdaten (z.B. Beurlaubung in 2025):
| PersNr | Beurlaubungsbeginn | … |
|---|---|---|
| 1001 | 01.01.2025 | … |
| 1001 | 01.11.2025 | … |
| 1011 | 01.04.2025 | … |
| 1012 | 01.10.2025 | … |
| … | … | … |
Bei Zeitraumdaten ist das stichtagsbezogene Vorjahr verlangt (soweit nicht anderweitig ausgewiesen). Ist z.B. der Stichtag der 30.06.2026, so wird bei Zeitraumdaten der Zeitraum 01.07.2025-30.06.2026 betrachtet. Ausnahmen sind in den Definitionen beschrieben: z.B. Einstellungen werden über den gesamten Konzeptzeitraum (letzter Stichtag (ausgeschlossen) bis aktueller Stichtag (eingeschlossen), i.d.R. 5 Jahre) ausgewiesen.
Welchen Zeitraum ein Zeitraumsdatensatz abdeckt, entscheiden Sie beim Export. reportix filtert die hochgeladenen Daten nicht nachträglich auf ein Datum – jede Zeile, die Sie liefern, wird gezählt.
Davon zu unterscheiden ist der Berichtszeitraum für Elternzeit, den reportix automatisch festlegt: das letzte abgeschlossene Kalenderjahr (siehe Kapitel 4.1.1). Er wirkt ausschließlich auf die Berechnung der Beurlaubungsdauer, die auf diesen Zeitraum gekappt wird (siehe Kapitel 3.1.2.2.1).
Der Berichtszeitraum ersetzt weder den Stichtag noch die oben genannten Zeitbezüge: Für Einstellungen bleibt es beim Konzeptzeitraum von i.d.R. 5 Jahren, für die übrigen Zeitraumsdaten beim stichtagsbezogenen Vorjahr. Exportieren Sie die einzelnen Datensätze daher mit dem jeweils verlangten Zeitbezug.
3.1.2 Tabellenform: Merkmale als Spalten
Im Folgenden finden Sie eine Auflistung aller Merkmale, die für das vollständige Musterkonzept benötigt wird. Für Details zu den Fragen und welche davon für Sie verpflichtend oder optional sind, verweisen wir auf Kapitel 1.2.
Es werden folgende Datensätze benötigt:
Zeitraumsdaten
Bei Zeitraumsdaten wird pro Ereignistyp eine eigene Tabelle benötigt.
Bei einigen dieser Tabellen wird nur die Personalnummer (PersNr) derjenigen Personen benötigt, die ein Ereignis (z.B. Teilnahme an einer Fortbildung) im jeweiligen Zeitraum hatten. Weitere Informationen – z.B. für die Aufschlüsselung nach QE – werden von reportix automatisch aus dem Stichtagsdatensatz hinzugefügt.
Beurlaubung
Der Beurlaubungsdatensatz enthält folgende Spalten:
- PersNr: Personalnummer oder andere eindeutige Personal-Identifikationsnummer; Wird genutzt, um Datensätze zu mergen (z.B. mit Stichtagsdaten).
- Beurlaubungsbeginn: Antrittsdatum der Beurlaubung. Das tatsächliche Datum angeben — liegt es vor dem Berichtszeitraum, zählt reportix automatisch ab dessen erstem Tag.
- Beurlaubungsende: Enddatum der Beurlaubung. Das tatsächliche Datum angeben — liegt es nach dem Berichtszeitraum, zählt reportix automatisch bis zu dessen letztem Tag.
Liefern Sie Beurlaubungsbeginn und Beurlaubungsende als Datumsspalten. Eine vorab berechnete Dauer in Tagen wird nicht mehr benötigt und auch nicht ausgewertet.
reportix berechnet die Beurlaubungsdauer selbst und geht dabei so vor:
- Kappen auf den Berichtszeitraum. Liegt der Beginn vor dem Berichtszeitraum (dem letzten abgeschlossenen Kalenderjahr, siehe Kapitel 4.1.1), wird ab dem ersten Tag des Zeitraums gezählt; reicht das Ende darüber hinaus, wird bis zum letzten Tag des Zeitraums gezählt. Gezählt werden Kalendertage einschließlich des Antrittstags.
- Zeiträume ohne Überschneidung fallen heraus. Eine Beurlaubung, die vollständig vor oder vollständig nach dem Berichtszeitraum liegt, geht mit null Tagen ein und fließt damit nicht in die Auswertung ein. Sie dürfen also unbesorgt einen größeren Zeitraum exportieren, als Sie auswerten wollen.
Dadurch müssen Sie die Kappung nicht mehr selbst vornehmen — eine Person mit mehreren Beurlaubungen im Zeitraum bekommt weiterhin pro Beurlaubung eine eigene Zeile.
Fortbildung
Dieser Datensatz enthält lediglich die Personalnummern der Personen, die im Zeitraum an einer Fortbildung teilgenommen haben.
Der Fortbildungsdatensatz enthält folgende Spalten:
- PersNr: Personalnummer oder andere eindeutige Personal-Identifikationsnummer; Wird genutzt, um Datensätze zu mergen (z.B. mit Stichtagsdaten).
Qualifikation
Der Qualifikationsdatensatz enthält folgende Spalten:
- PersNr: Personalnummer oder andere eindeutige Personal-Identifikationsnummer; Wird genutzt, um Datensätze zu mergen (z.B. mit Stichtagsdaten).
- Qualifikationsart: Modulare Qualifizierung (MQ), Ausbildungsqualifizierung (AQ), Beförderung in höhere Laufbahn (BL) u. a.
- Qualifizierungsmaßnahme bewilligt: Gibt an, ob eine Qualifizierungsmaßnahme genehmigt wurde (Ja / Nein)
- Qualifizierungsmaßnahme abgeschlossen: Gibt an, ob eine Qualifizierungsmaßnahme abgeschlossen wurde (Ja / Nein)
Leistungskomponente
Der Leistungskomponentendatensatz enthält folgende Spalten:
- PersNr: Personalnummer oder andere eindeutige Personal-Identifikationsnummer; Wird genutzt, um Datensätze zu mergen (z.B. mit Stichtagsdaten).
- Höhe Leistungskomponente (LK = Leistungsprämien/-entgelt, LOB): Erfasst wird die Summe aller im vorangegangenen Kalenderjahr zusätzlich zum Grundgehalt gezahlten leistungsabhängigen Zulagen und Prämien.
Liefern Sie nur die Personen, die eine Leistungskomponente erhalten haben, mit der Summe ihrer Beträge im Zeitraum (eine Zeile pro Person). Ob jemand eine Leistungskomponente erhalten hat, leitet reportix selbst ab: Alle Personen des Stichtagsdatensatzes, die hier nicht (oder ohne Betrag) auftauchen, gelten als „keine Leistungskomponente erhalten”. Eine eigene Spalte dafür wird nicht benötigt.
Daraus folgt:
- Keine Zeilen mit 0 € exportieren – eine Zeile mit einem Betrag, auch 0, zählt als „erhalten”.
- Mehrere Zahlungen vorher summieren. Taucht eine Person mehrfach auf, wird nur die erste Zeile berücksichtigt.
- Die Durchschnittsbeträge beziehen sich nur auf die Personen, die eine Leistungskomponente erhalten haben; die Frage Wie viele Frauen und Männer erhalten LK? wird als Anteil ausgewiesen – der Anteil aller Frauen bzw. aller Männer des Stichtagsdatensatzes, die eine Leistungskomponente erhalten haben.
Beförderung
Der Beförderungsdatensatz enthält folgende Spalten:
- PersNr: Personalnummer oder andere eindeutige Personal-Identifikationsnummer; Wird genutzt, um Datensätze zu mergen (z.B. mit Stichtagsdaten).
- Maßnahmenantrag: Erfasst wird, ob eine Höhergruppierung auf Antrag oder automatisch erfolgt ist.
- Maßnahmenart: Art der Maßnahme; Grundlage der abgeleiteten Flags Beförderung (ja/nein) und Höhergruppierung genehmigt.
Einstellung
Dieser Datensatz enthält lediglich die Personalnummern der Personen, die im Zeitraum eingestellt wurden.
Der Einstellungsdatensatz enthält folgende Spalten:
- PersNr: Personalnummer oder andere eindeutige Personal-Identifikationsnummer; Wird genutzt, um Datensätze zu mergen (z.B. mit Stichtagsdaten).
Bewerbung
Der Datensatz enthält ausschließlich qualifizierte Bewerbungen.
Der Bewerbungsdatensatz enthält folgende Spalten:
- BewerberID: Eindeutige Bewerberkennung.
- Geschlecht: Im Datensatz wird zwischen den Ausprägungen unterschieden, die das Personalverwaltungssystem führt.
- Entgeltgruppe / Besoldungsgruppe: Gibt an, welcher Entgeltgruppe (für Tarifbeschäftigte) bzw. Besoldungsgruppe (für Beamtinnen bzw. Beamte) die Tätigkeit bzw. das Amt der Person zum Stichtag zugeordnet ist.
- QE: Gibt die derzeitige Qualifikationsebene (QE) bei Beamtinnen und Beamten an. Für Tarifbeschäftigte kann ein entsprechendes QE-Äquivalent ausgewiesen werden.
- Führungsebene: Führungsebenen klassifizieren Führungspositionen und leitende Funktionen nach dem Grad ihrer Entscheidungskompetenz sowie dem Umfang ihrer Verantwortlichkeiten.
- Intern / Extern: Internbewerbung aus der eigenen Dienststelle bzw. Bewerbung von außerhalb.
- Organisationseinheit: Referat / Sachgebiet / Amt — je nach Verwaltungsebene unterschiedlich tief gegliedert.
Übersicht aller Merkmale
3.1.3 Dateiformate: csv und xlsx
reportix kann mit Tabellen im Format csv oder xlsx (Excel) arbeiten.
Beispiele zum Download:
Optimalerweise sind die Spalten in den Datensätzen genau gleich benannt wie unter Kapitel 3.1.2 beschrieben. In diesem Fall kann reportix die Spalten aus ihren Dateien direkt den jeweiligen Merkmalen zuordnen. In reportix können Sie aber auch später auswählen und überprüfen, welche Spalte zu welchem Merkmal gehört.
3.2 Exportanleitung aus Personalverwaltungssystemen
Im Folgenden finden Sie Beispielhafte Schritte für einen Datenexport in Viva. Zunächst für den Stichtagsdatensatz und im Anschluss für einen Zeitraumsdatensatz (hier: Leistungskomponente).
Langfristig soll es eine vorgefertigte Query geben. Die Schritte unten sollen bis dahin als Hilfestellung zur Selbsthilfe dienen.
Die Anleitung wurde von Viva-Laien erstellt und wir freuen uns über Hinweise zur Verbesserung (siehe Kapitel 1.2).
Export von Zeitraumsdaten, Beispiel Leistungskomponente
- Query für Datenexportierung aufrufen und ausführen
- Auswertungszeitraum: Anderer Zeitraum → gewünschter Zeitraum angeben
- Auswertungsmenge: Personen über Organisationsstruktur → Untersuchungskörper wählen
- Unterselektion, unter Felder links auswählen
Maßnahmen→Status Beschäftigung, Selektionaktivauswählen, um nur aktiv Beschäftigte zu betrachten9094 Leistungselemente→Gültigkeitsbeginnselektieren nach Gültigkeitsbeginn>= Anfangsdatum Zeitraum(Option>=, Wert z.B.01.01.2025) (dies wird benötigt, damit Personen, die 0 € erhalten haben, nicht mit ausgegeben werden – eine Zeile mit 0 € würde sonst als „Leistungskomponente erhalten” zählen)
- Relevante Felder links auswählen (jeweils
Ausgabeauswählen)- PersNr:
0000 Maßnahmen→Personalnummer - Höhe Leistungskomponente:
9094 Leistungselemente→Betrag
- PersNr:
- Überprüfen:
- Ist Treffermenge realistisch?
- Passen die gewählten Felder?
Ausgabeart→Excel Inplace
Felder für die weiteren Zeitraumsdatensätze
Die Schritte sind dieselben wie oben, nur die Felder unter Relevante Felder links auswählen unterscheiden sich (PersNr wird immer benötigt):
- Einstellungsdatum:
IT 0000→ Beginn MaßnahmeEinstellung. Es muss in jedem Fall ein Abgleich mit einem zweiten Merkmal erfolgen, um einwandfrei sagen zu können, dass es sich um eine Einstellung im eigenen Haus handelt. - Beförderung (Beamte):
IT 0302 - Höhergruppierung genehmigt (Tarifbeschäftigte):
IT 0302 - Antrag auf Höhergruppierung: nicht in Viva; Anträge werden dort nicht abgebildet
- Beginn und Ende der Elternzeit:
IT 2001(Abwesenheiten) mit der Abwesenheitsart0601= Elternzeit - Teilnahme an Fortbildung:
IT 9027 - Qualifizierungsmaßnahme bewilligt:
IT 9001; die Bewilligung ist dort nicht immer als eigenes Merkmal gepflegt — prüfen Sie, ob bei Ihnen ein Status- oder Genehmigungsfeld geführt wird, sonst muss die Angabe aus der Sachbearbeitung ergänzt werden - Qualifizierungsmaßnahme abgeschlossen:
IT 9001 - Qualifikationsart (MQ10, MQ14, AQ10, AQ14, BL1, BL2):
IT 9001→Art Qualifizierung - Höhe der Leistungskomponente:
IT 9094(siehe oben;IT 0015undIT 0014sind nicht vollständig); den Erhalt leitet reportix aus dem Betrag ab - Qualifizierte Bewerbung: nicht in Viva; die Bewerbungsdaten müssen aus dem jeweiligen Bewerbermanagement kommen
Im Folgenden finden Sie beispielhafte Schritte für einen Datenexport in PWS (AKDB). Zunächst für den Stichtagsdatensatz und im Anschluss für einen Zeitraumsdatensatz (hier: Leistungskomponente).
PWS besteht aus mehreren Modulen (u.a. Abrechnung, Verwaltung, Organisation, Entwicklung). In welchem Modul ein Merkmal liegt — und ob es überhaupt vorliegt — hängt davon ab, welche Module bei Ihnen im Einsatz sind und wie gepflegt sie werden. Die Feldangaben unten sind daher jeweils mit dem Modul angegeben.
Die Schritte unten dienen Hilfestellung zur Selbsthilfe. Wir empfehlen anzustoßen, dass eine vorgefertigte Query für alle bereitgestellt wird.
Die Anleitung wurde von PWS-Laien erstellt und wir freuen uns über Hinweise zur Verbesserung (siehe Kapitel 1.2).
Export von Zeitraumsdaten, Beispiel Leistungskomponente
- Abfrage für Datenexportierung aufrufen und ausführen
- Auswertungszeitraum: gewünschten Zeitraum angeben (die Leistungskomponente ist als Jahres-Abruf pro Jahr möglich)
- Auswertungsmenge: nur aktiv Beschäftigte, Untersuchungskörper (Dienststelle/Organisationseinheit) wählen
- Relevante Felder auswählen
- PersNr: Personalnummer
- Höhe Leistungskomponente:
Abrechnung→Zulagenschlüssel Höhe - Auswahl der Personen:
Abrechnung→Zulagenschlüssel(Leistungsprämie, Leistungsentgelt LOB) – nur Personen mit Zulagenschlüssel exportieren. Eine eigene Spalte „Leistungskomponente erhalten” ist nicht nötig; reportix leitet sie aus dem Betrag ab.
- Überprüfen:
- Ist die Treffermenge realistisch?
- Passen die gewählten Felder?
- Ausgabe nach Excel
Felder für die weiteren Zeitraumsdatensätze
- Einstellungsdatum:
Abrechnung→Dienstzeiten→Einstellungsdatum(nicht das Wiedereinstellungsdatum) - Beförderung (Beamte):
Abrechnung→Dienstzeiten→Letzte Beförderung am - Höhergruppierung genehmigt (Tarifbeschäftigte):
Abrechnung→Dienstzeiten→Letzte Beförderung am - Antrag auf Höhergruppierung: nur zum Teil möglich, nicht im Abrechnungs-Modul
- Beginn und Ende der Elternzeit:
WegfallartundWiederzugangsart(jeweils mit Datum); eine familienpolitische Beurlaubung ist hierüber nicht darstellbar - Teilnahme an Fortbildung / Qualifizierungsmaßnahme abgeschlossen: Modul
Entwicklung; das Modul wird kaum genutzt, zum Teil erfährt die Personalstelle gar nicht von einer Fortbildung — häufig händische Erfassung - Qualifizierungsmaßnahme bewilligt: ebenfalls Modul
Entwicklung; die Bewilligung wird dort in der Regel nicht getrennt vom Abschluss geführt und muss meist aus der händischen Erfassung ergänzt werden - Qualifizierte Bewerbung: nicht in PWS; das PWS-Bewerbermodul wurde eingestellt, genutzt werden stattdessen z.B.
biteoderconcludis
Für alle übrigen Personalverwaltungssysteme gibt es (noch) keine Schritt-für-Schritt-Anleitung. Das Vorgehen ist aber in jedem System dasselbe: Sie suchen zu jedem benötigten Merkmal das passende Feld in Ihrem System und exportieren die Datensätze in der in Kapitel 3.1 beschriebenen Form.
Wir freuen uns über Hinweise zur Verbesserung der Anleitung (siehe Kapitel 1.2).
Generisches Vorgehen
- Merkmale durchgehen. Nutzen Sie die Liste in Kapitel 3.1.2 als Checkliste — getrennt nach Stichtagsdaten (Kapitel 3.1.2.1) und Zeitraumsdaten (Kapitel 3.1.2.2).
- Felder zuordnen. Notieren Sie sich zu jedem Merkmal, in welchem Feld (und ggf. in welchem Modul) es in Ihrem System steht und ob es bei Ihnen tatsächlich gepflegt wird. Diese Zuordnung brauchen Sie nur einmal zu erstellen — beim nächsten Konzept können Sie sie wiederverwenden.
- Auswertungsmenge festlegen. Wer gehört zum Untersuchungskörper (siehe Kapitel 2.2)? In der Regel werden nur aktiv Beschäftigte betrachtet.
- Zeitbezug festlegen. Stichtagsdaten zum Stichtag, Zeitraumsdaten für den jeweiligen Zeitraum (siehe Kapitel 3.1).
- Pro Datensatz einmal exportieren. Eine Zeile pro Person (Stichtag) bzw. pro Ereignis (Zeitraum), die Personalnummer immer mit ausgeben.
- Als
xlsxodercsvspeichern (siehe Kapitel 3.1.3). - Prüfen: Ist die Treffermenge realistisch? Sehen die Ausprägungen so aus wie erwartet? Gibt es Personen, die mehrfach auftauchen, obwohl sie nur einmal vorkommen dürften?
- Lücken dokumentieren. Merkmale, die Ihr System nicht hergibt, lassen Sie weg und beschreiben im Konzept, was Sie abbilden konnten und was nicht (siehe auch Kapitel 3.3.1).
Typische Stolpersteine
- Das Feld gibt es, es ist aber nicht gepflegt. Das betrifft erfahrungsgemäß vor allem Führungsebene bzw. „leitende Funktion”, Befristungen und Werdegangsdaten. Prüfen Sie stichprobenartig, bevor Sie exportieren.
- Das Merkmal muss abgeleitet werden. Teilzeit/Vollzeit ergibt sich aus dem Arbeitszeitanteil, das QE-Äquivalent für Tarifbeschäftigte aus der Entgeltgruppe. Die Aufteilung in Beamte und Tarifbeschäftigte nimmt reportix anhand der Entgelt-/Besoldungsgruppe vor (siehe Kapitel 3.1.2.1.1).
- Mehrfachnennungen. Felder mit Historie (z.B. Beurteilungen oder Maßnahmen) liefern schnell mehrere Zeilen pro Person. Für Stichtagsdaten muss daraus eine Zeile pro Person werden.
- Uneinheitliche Schlüssel. Zahlencodes sind oft hausintern vergeben. Bei der Entgelt-/Besoldungsgruppe und der Ab- oder Anwesenheitsart ordnen Sie abweichende Schlüssel direkt in der Web-App zu (Schritt Datenvalidierung, siehe Kapitel 4.3). Bei allen übrigen Merkmalen prüfen Sie die Kodierung und übersetzen sie in die im Musterkonzept genannten Ausprägungen.
- Systemgrenzen. Bewerbungen liegen meist in einem eigenen Bewerbermanagement, Fortbildungen häufig gar nicht im Personalsystem, dienstliche Beurteilungen oft in händisch geführten Listen. Solche Daten können nacherhoben werden (siehe Kapitel 3.3.1).
Beispiel SAP
Die Anleitung wurde von SAP-Laien erstellt und wir freuen uns über Hinweise zur Verbesserung (siehe Kapitel 1.2).
Die folgenden Infotypen (IT) stammen aus dem Austausch mit Häusern, die SAP einsetzen. Wo sich die Häuser unterscheiden, sind beide Varianten genannt — das zeigt zugleich, dass die Zuordnung hausindividuell zu prüfen ist.
Stichtagsdaten:
- Geschlecht:
IT 0002 - Organisationseinheit:
IT 0001→Organisationszuordnung - Beamte / Tarifbeschäftigte: wird nicht als eigene Spalte benötigt (siehe Kapitel 3.1.2.1.1); zur Kontrolle
IT 0001→Mitarbeitergruppe - Befristet / Unbefristet:
IT 0016→Vertragsbestandteile - Entgeltgruppe / Besoldungsgruppe:
IT 0008→Statusamt - QE: Nürnberg
IT 9028→Jobfamilie(Jobfamilienkonzept zur Zuordnung der Entgeltgruppen auf QEs), MünchenIT 9024(dort neben QE/QE-Äquivalent auch Berufsgruppenschlüssel) - Einstiegs-QE: prinzipiell aus
IT 0008möglich; in Nürnberg erst ab 2020 nachweisbar, in München als Freitext und nicht einheitlich gepflegt - Beurlaubung aus familiären Gründen: Nürnberg
IT 2001; in München schreiben verschiedene Bereiche das in unterschiedliche Infotypen - Ausbildungsbereich:
IT 0001→Mitarbeiterkreis(daraus auch „Nachwuchskraft ja/nein”), MünchenIT 9024→Ausbildungsart(bei dezentral geführten Nachwuchskräften ist die Ausbildungsrichtung nicht hinterlegt) - Führungskraft (aktiv): Nürnberg
IT 9028, München über den Stellenvermerk in der Stelle - Führungskraft (aktiv) in Tandem: kein eigenes Feld; auswertbar darüber, ob auf einer Führungsposition zwei Personen sitzen, sonst händisch
- Teilzeit / Vollzeit: Nürnberg
IT 0007, MünchenIT 9007 - Arbeitszeitanteil:
IT 0008→Beschäftigungsgrad, als Prozentzahl (offen: Umgang mit Sabbatical und Altersteilzeit, wenn der faktische Arbeitszeitanteil abweicht) - Dienstliche Beurteilung: München
IT 9101, NürnbergIT 9002(Beurteilung Beamte)
Zeitraumsdaten:
- Einstellungsdatum:
IT 0000→ Beginn MaßnahmeEinstellung(Neueinstellungen); ein Abgleich mit einem zweiten Merkmal ist nötig, um Einstellungen im eigenen Haus sauber abzugrenzen - Beförderung und Höhergruppierung:
IT 0000→Maßnahmen - Antrag auf Höhergruppierung: nicht erfasst
- Qualifizierungsmaßnahme bewilligt: nicht als eigenes Merkmal hinterlegt; die Bewilligung müsste aus der Sachbearbeitung bzw. den Genehmigungsunterlagen ergänzt werden
- Qualifizierungsmaßnahme abgeschlossen: Nürnberg nicht in SAP, München
IT 9024→Berufsgruppenschlüssel(nur bei Beförderung hinterlegt und nur eine Maßnahme pro Jahr) - Höhe der Leistungskomponente: Nürnberg
IT 0015, MünchenIT 0008; den Erhalt leitet reportix aus dem Betrag ab - Teilnahme an Fortbildung: nicht im Personalsystem
- Qualifizierte Bewerbung: nicht im Personalsystem
Erfahrungen aus weiteren Systemen
- Paisy: Geschlecht, Dienststelle (Organisationseinheit), Firma (Beamte/Tarifbeschäftigte), Entgelt-/Besoldungsgruppe und QE liegen vor. Die Einstiegs-QE ist nicht ermittelbar; bei Beurlaubungen ist zwar die Elternzeit erkennbar, nicht aber der Grund der Beurlaubung.
- SD Works: Die meisten Stichtagsmerkmale sind vorhanden. Die Befristung steht implizit im Ein- und Austrittsdatum, ist aber nicht gepflegt und lässt sich nicht vom Renteneintritt unterscheiden. Einstiegs-QE und familienpolitische Beurlaubung sind nicht aufgeführt und müssten von der Personalstelle ergänzt werden.
3.3 Anpassungen bei Sonderfällen
Es gibt verschiedene Szenarien, in denen Anpassungen nötig sind.
3.3.1 Daten liegen nicht vor
Sollten Informationen, die für das Gleichstellungskonzept benötigt werden nicht direkt vorliegen, können diese nacherhoben werden und eine Tabelle im vorgegeben Format auch händisch erstellt werden.
Wichtig ist dabei nur, dass die Tabelle am Ende dieselbe Form hat wie ein Export aus dem Personalverwaltungssystem: eine Zeile pro Person bzw. pro Ereignis, eine Spalte pro Merkmal, und die Spalten so benannt und ausgeprägt wie in Kapitel 3.1.2 beschrieben. Ob die Datei aus dem System kommt oder in Excel getippt wurde, ist für reportix nicht unterscheidbar.
Beispiel: Bewerbungen
Bewerbungsdaten liegen selten im Personalverwaltungssystem. Häufig stehen sie in einer Bewerbungsmanagement-Software, manchmal nur in einer Liste der Personalstelle. Der Bewerbungsdatensatz ist deshalb ein typischer Fall für eine händisch geführte Tabelle — und dafür gut geeignet, weil er als einziger Datensatz nicht mit den Stichtagsdaten verknüpft wird: alle benötigten Merkmale stehen direkt in der Tabelle, eine Personalnummer wird nicht gebraucht.
So gehen Sie vor:
- Zeitraum abgrenzen. Berücksichtigt werden die qualifizierten Bewerbungen des stichtagsbezogenen Vorjahres (siehe Kapitel 3.1).
- Nur qualifizierte Bewerbungen aufnehmen. Als qualifiziert gelten Bewerbungen auf ausgeschriebene Stellen, welche die fachlichen Anforderungen erfüllen, sowie Initiativbewerbungen, welche die fachlichen Anforderungen für eine aktuell offene Stelle erfüllen. Alle übrigen Bewerbungen kommen gar nicht erst in die Liste.
- Eine Zeile pro Bewerbung anlegen — nicht pro Person. Bewirbt sich jemand zweimal, sind das zwei Zeilen.
- Die Spalten aus Kapitel 3.1.2.2 anlegen (siehe unten).
- Als
xlsxodercsvspeichern (siehe Kapitel 3.1.3).
Die Tabelle sieht dann z.B. so aus:
| BewerberID | Geschlecht | Entgeltgruppe / Besoldungsgruppe | QE | Führungsebene | Intern / Extern | Organisationseinheit |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | männlich | E6 | 3 | Intern | Finanzen | |
| 2 | weiblich | A9 | 3 | Intern | Bauamt | |
| 3 | männlich | A11 | 4 | Extern | Finanzen | |
| 4 | weiblich | E10 | 3 | 2 | Intern | IT |
| … | … | … | … | … | … | … |
Hinweise zu den einzelnen Spalten:
- BewerberID: eine einfache laufende Nummer genügt. Sie dient nur dazu, die Zeilen unterscheidbar zu halten, und taucht in keiner Grafik und keiner Tabelle des Berichts auf. Namen oder Bewerbungskennzeichen gehören nicht in diese Spalte.
- Entgeltgruppe / Besoldungsgruppe und QE: die Eingruppierung der ausgeschriebenen Stelle, nicht die der bewerbenden Person.
- Führungsebene: nur bei Bewerbungen auf Führungspositionen ausfüllen, sonst leer lassen. Leere Zellen werden bei der Auswertung übersprungen.
- Intern / Extern: Bewerbung aus der eigenen Dienststelle oder von außerhalb.
- Organisationseinheit: Referat, Amt oder Sachgebiet, je nachdem, wie tief Sie im übrigen Konzept gliedern — am besten dieselben Bezeichnungen wie in den Stichtagsdaten verwenden.
Sie müssen nicht alle Spalten befüllen. Erfassen Sie nur, was Sie zuverlässig wissen: Fragen, deren Merkmale fehlen, bleiben im Bericht als Platzhalter stehen und können weggelassen oder von Hand ergänzt werden. Die vier Bewerbungsfragen des Musterkonzepts sind ohnehin optional.
Für nacherhobene Tabellen gelten dieselben Regeln wie für Systemexporte: keine Namen, keine Geburtsdaten, keine Freitextfelder mit Rückschlussmöglichkeit. Werte, die auf weniger als fünf Personen beruhen, werden von reportix automatisch maskiert (siehe Kapitel 6) — die Liste selbst sollte aber ebenfalls nur so viele Merkmale enthalten wie nötig.
Dasselbe Vorgehen funktioniert für jeden anderen Datensatz. Für die Datensätze, die nur eine Personalnummer enthalten (z.B. Fortbildung oder Einstellung), reicht sogar eine einspaltige Liste der Personalnummern — alle weiteren Merkmale ergänzt reportix automatisch aus den Stichtagsdaten.
3.3.2 Daten liegen nur als Kreuztabelle vor
In manchen Fällen liegen die Daten nur als Kreuztabelle vor, z.B. wenn Strichlisten mit Bewerbungen geführt werden.
Beispiel: Bewerbungen mit QE bzw. QE-Äquivalenten:
| Beschäftigungsart | QE | Bewerbungen weiblich | Bewerbungen männlich |
|---|---|---|---|
| Beamte/Beamtinnen | 1 | 78 | 64 |
| Beamte/Beamtinnen | 2 | 91 | 55 |
| Beamte/Beamtinnen | 3 | 67 | 88 |
| Beamte/Beamtinnen | 4 | 54 | 73 |
| Tarifbeschäftigte | 1 | 82 | 96 |
| Tarifbeschäftigte | 2 | 59 | 61 |
| Tarifbeschäftigte | 3 | 100 | 77 |
| Tarifbeschäftigte | 4 | 69 | 84 |
Sollten die Daten nur als bereits fertige Kreuztabelle vorliegen, gibt es zwei Möglichkeiten:
Möglichkeit 1: Tabelle umwandeln
In Excel können mit M-Code Daten umgewandelt werden. In LibreOffice und Excel können alternativ eine Mischung aus händischer Bearbeitung und Formeln gearbeitet werden: Erst “Frauen/Männer” trennen, dann per Hilfsspalte + ZÄHLENWENN + VERGLEICH zu einer Zeile pro Person aufblasen.
Das Ergebnis sollte dann so aussehen:
| Beschäftigungsart | QE | Geschlecht |
|---|---|---|
| Beamte/Beamtinnen | 4 | weiblich |
| Tarifbeschäftigte | 3 | männlich |
| Tarifbeschäftigte | 1 | männlich |
| … | … | … |
Möglichkeit 2: Grafiken selbst erstellen
Grafiken können auch selbst erstellt werden und händisch in die von reportix erstellte docx-Datei eingefügt werden. Zur Erstellung von passenden Grafiken verweisen wir auf den Leitfaden. Sollte dies nicht möglich sein, können optionale Inhalte auch als Kreuztabelle selbst dargestellt werden.